201102.13
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Entspricht Ihr Finanzbuchhaltungsprogramm den Anforderungen des Finanzamtes ?

by in Allgmeine Informationen

Sehr geehrte Damen und Herren,da immer mehr Firmen die Buchhaltung nicht mehr von eiem Steuerberater erledigen lassen, sondern mit einem preiswert erworbenen FIBU-Programm selbst buchen, tritt seit einiger Zeit in meiner Praxis und bei Kollegen anläßlich von Betriebsprüfungen durch die Finanzämter immer häufiger das Problem auf, daß die Buchhaltungen als nicht ordnungsgemäß anerkannt werden.Als Folge dieser verworfenen Buchführungen kommt es dann zwangsläufig zu sehr überhöhten Gewinnschätzungen anhand von eigenen Richtsätzen und „Erfahrungswerten“ des Finanzamtes,die dann sehr oft mit sehr hohen Steuernachforderungen verbunden sind. Grundlage dieses Handelns der Finanzämter sind die GOBS, die zwar seit vom Bundesfinanzministerium im Jahre 1995 erneut erlassen wurden, in der Praxis gerade bei den Softwareherstellern aber nur sehr wenig bekannt sind. Den vollständigen Wortlaut dieser GOBS habe ich nachstehend wiedergegeben, so daß jeder sich selbst ein Bild von den Anforderungen seitens des Finanzamtes an die im eigenen Haus eingesetzte EDV-gestützte Finanz- und Lohnbuchführung machen kann.Ich rate daher dringend dazu, sich die Ordnungsmäßigkeit dieser Buchführungssysteme durch auf die eingesetzte Version bezogene Systemtestate der Hersteller oder Händler bestätigen zu lassen.Anderenfalls geht man ein nicht zu kalkulierendes Risiko von Steuernachzahlungen ein.Schöne GrüßeHeinz HöllerSteuerberaterAnlage:

Erlaß des BMF vom 11.07.1995
AUTOR Bundesministerium der FinanzenDOK-ART Schreiben (koordinierter Laendererlass)TITEL IV A 8 – S-0316 – 52/95Grundsaetze ordnungsmaessiger DV-gestuetzter Buchfuehrungssysteme

(GoBS)
TOP 7 der Sitzung Bp II/95; mein Schreiben vom 28. Juli 1995 – IV A 8 – S-0316 – 43/95 -DATUM * 95/11/07KW KW/95/52FUNDST BStBl-1995-I-0738JAHR 1995TEXT 1 Anlage (GoBS)Die beigefuegten ‚Grundsaetze ordnungsmäßiger DV-gestuetzter Buchfuehrungssysteme‘ (GoBS) sind von der Arbeitsgemeinschaft fuer wirtschaftliche Verwaltung e. V. (AWV),Eschborn, ausgearbeitet worden. Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehoerden der Laender gilt fuer die Anwendung dieser Grundsaetze folgendes:I. Anwendungsbereich (Tz. 1 der GoBS)a) Die nach steuerlichen Vorschriften zu fuehrenden Buecher undsonst erforderlichen Aufzeichnungen koennen nach P 146 Abs. 5Abgabenordnung 1977 (AO) auf Datentraegern gefuehrt werden,soweit diese Form der Buchfuehrung einschliesslich des dabeiangewandten Verfahrens den Grundsaetzen ordnungsmaessigerBuchfuehrung (GoB) entspricht; P 147 Abs. 2 AO laesst untergewissen Voraussetzungen die Aufbewahrung von Unterlagen aufDatentraegern zu. Als Datentraeger kommen neben den Bildtraegerninsbesondere auch die maschinell lesbaren Datentraeger (z. B.Diskette, Magnetband, Magnetplatte, elektro-optischeSpeicherplatte) in Betracht.b) Die Ordnungsmaessigkeit einer DV-gestuetzten Buchfuehrung istgrundsaetzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die einer manuell erstellen Buchfuehrung. Mit den GoBS sollen die allgemeinen GoB – der Massstab fuer die Ordnungsmaessigkeit der Buchfuehrung – fuer den Bereich der DV-gestuetzten Buchfuehrung praezisiert werden. Zu beachten sind neben den handelsrechtlichen Grundsaetzen ordnungsmaessiger Buchfuehrung (vgl. hierzu insbesondere PP 238, 239, 257 und 261 HGB) die PP 145 bis 147 AO. Die wichtigsten GoB sind in R 29 der Einkommensteuerrichtlinien 1993 (EStR 1993) dargestellt. c) Die GoBS beziehen sich nicht nur auf die konventionelle Speicherbuchfuehrung. Sie sind neben dem COM-Verfahren auch bei aehnlichen Verfahren (z. B. COLD) sowie bei Dokumenten-Management-Systemen entsprechend anzuwenden. II. Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen (Tz. 2 der GoBS) a) Auch an die DV-gestuetzte Buchfuehrung wird die Anforderung gestellt, dass Geschaeftsvorfaelle retrograd und progressiv pruefbar bleiben muessen. Die progressive Pruefung beginnt beim Beleg, geht ueber die Grundaufzeichnungen zu den Konten und schliesslich zur Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung bzw. zur Steueranmeldung / Steuererklaerung. Die retrograde Pruefung verlaeuft umgekehrt. Zur Erfuellung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium fuer die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Die Reihenfolge der Buchungen ist zu dokumentieren. Die ordnungsgemaesse Anwendung des jeweiligen Verfahrens ist zu belegen. Der Nachweis der Durchfuehrung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen ist u. a. durch Programmprotokolle sowie durch die Verfahrensdokumentation (vgl. zu IV.) zu erbringen. b) Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewaehr dafuer bieten, dass alle Informationen, die in den ‚Verarbeitungsprozess‘ eingefuehrt werden, erfasst werden und zudem nicht mehr unterdrueckt werden koennen (P 146 Abs. 4 AO). c) Bei der Aufloesung verdichteter Zahlen sind die Einzelpositionen uebersichtlich darzustellen. Die Ordnungsmaessigkeit der Buchung verdichteter Zahlen erfordert den Nachweis der in den verdichteten Zahlen enthaltenen Einzelposten. Der Buchfuehrungspflichtige ist nach P 147 Abs. 5 AO verpflichtet, auf Verlangen der Finanzbehoerde gespeicherte Informationen unverzueglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (vgl. zu VIII.). III. Buchung (Tz. 3 der GoBS) Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht veraendert werden. Fehlerhafte Buchungen koennen wirksam und nachvollziehbar durch Stornierungen oder Neubuchungen geaendert werden. Es besteht deshalb weder ein Bedarf noch die Notwendigkeit fuer weitere nachtraegliche Veraenderungen einer einmal erfolgten Buchung. Sollte eine Buchung ausnahmsweise veraendert werden, ist P 146 Abs. 4 AO zu beachten. IV. Internes Kontrollsystem (IKS / Tz. 4 der GoBS) Das Interne Kontrollsystem ist nur eines von vielen Kriterien zur Erfuellung der Ordnungsmaessigkeit einer DV-gestuetzten Buchfuehrung. Das IKS allein indiziert noch nicht die Ordnungsmaessigkeit der DV-gestuetzten Buchfuehrung. Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (vgl. zu VI.). Eine Wahlmoeglichkeit fuer den Buchfuehrungspflichtigen, welche Beschreibung er fuer erforderlich haelt, besteht nicht. Die Wirksamkeit eingerichteter Kontrollen und Sicherungen sollte als Systempruefungshandlung in die Pruefung einbezogen werden. Dadurch koennen Pruefungsfelder eingegrenzt oder ganz abgehandelt werden (kombinierte System- und Einzelfallpruefung). Die Ueberpruefung des IKS sollte jedoch nicht als Formalpruefung im Rahmen der GoB angelegt werden. V. Datensicherheit (Tz. 5 der GoBS) Zu sichern und zu schuetzen sind neben den genannten ‚Informationen‘ auch die Aenderungen der Tabellen- und Stammdaten. Ihre Sicherung ist ebenso von Bedeutung wie die Sicherung anderer Programm- und Stammdaten. Der Schutz der sensiblen Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme bezieht sich nicht auf die Vorlage von Unterlagen im Rahmen einer Aussenpruefung. Ziel der Datensicherungsmassnahmen ist es, die Risiken fuer die gesicherten Programme / Datenbestaende hinsichtlich Unauffindbarkeit, Vernichtung und Diebstahl zu vermeiden. Systematische Verzeichnisse ueber die gesicherten Programme / Datenbestaende sollen das Risiko der Unauffindbarkeit ausschliessen. Das Risiko der Vernichtung der Datentraeger ist durch geeignete Aufbewahrungsorte zu vermeiden. VI. Dokumentation und Pruefbarkeit (Tz. 6 der GoBS) a) Fuer jedes DV-gestuetzte Buchfuehrungssystem ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdokumentation). Tz. 6.2 der GoBS zeigt Bereiche auf, auf die sich die Verfahrensdokumentation ‚insbesondere‘ erstrecken muss. Es handelt sich nicht um eine abschliessende Aufzaehlung aller aufbewahrungspflichtigen Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen fuer den Umfang der Dokumentation. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verstaendnis der Buchfuehrung notwendig ist. b) Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom Programm zugelassenen Aenderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefinierten Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung. c) Die Beschreibung der programmtechnischen Loesung beinhaltet auch die Gueltigkeitsdauer einer Tabelle. Zum Nachweis der Programmidentitaet ist das sog. Programmprotokoll (Umwandlungsliste, Uebersetzungsliste) erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmaessig den einzigen genauen Nachweis ueber den Inhalt des tatsaechlich verwendeten Programms dar (P 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). VII. Aufbewahrungsfristen (Tz. 7 der GoBS) Die in Tz. 7 der GoBS genannten Aufbewahrungsfristen koennen sich gemaess P 147 Abs. 3 Satz 2 AO verlaengern. Zur Anwendung dieser Bestimmung ist eine Verwaltungsregelung ergangen (Bundessteuerblatt 1977 Teil I S. 487). VIII. Wiedergabe der auf Datentraegern gefuehrten Unterlagen (Tz. 8 der GoBS) a) Der Buchfuehrungspflichtige, der aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe auf einem Datentraeger vorlegen kann, ist verpflichet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfuegung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auf Verlangen der Finanzbehoerde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzueglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbare Reproduktionen beizubringen (vgl. zu II.). b) P 147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen (Dokumenten) auf digitalen Datentraegern keine besondere Technik vor. Die Regelung ist bewusst so gefasst worden, dass sie keine bestimmte Technologie vorschreibt. Mit Ausnahme der Jahresabschluesse und der Eroeffnungsbilanz ist damit die Speicherung / Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Dokumente) auf digitalen Datentraegern als sog. ‚andere Datentraeger‘ i. S. d. P 147 Abs. 2 AO zulaessig. Dabei sind grundsaetzlich zwei Verfahren zu unterscheiden: 1. Speicherung von analogen Dokumenten (in Papierform verkoerperte Dokumente) Analoge Dokumente werden im Anschluss an den Scannvorgang auf digitalen Datentraegern archiviert. Der Scannvorgang bedarf einer genauen Organisationsanweisung darueber,

wer scannen darf
zu welchem Zeitpunkt gescannt wird
welches Schriftgut gescannt wird
ob eine bildliche oder inhaltliche Uebereinstimmung mit
dem Original erforderlich ist (P 147 Abs. 1 Nr. 2 oder 3 AO) – wie die Qualitaetskontrolle auf Lesbarkeit und Vollstaendigkeit und – wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unveraenderbaren Index zu versehen. Hard- und softwaremaessig muss sichergestellt sein, dass das Scannergebnis unveraenderbar ist. Im Anschluss an den Scannvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem gespeicherten Beleg erfolgen (z. B. Buchungsvermerke). 2. Speicherung von originaer digitalen Dokumenten Originaer digitale Dokumente werden durch Uebertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datentraeger archiviert. Bei originaeren digitalen Dokumenten muss hard- und softwaremaessig sichergestellt sein, dass waehrend des Uebertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht moeglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten Dokumenten zu erfolgen. Das so archivierte Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgaenge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als ‚Kopie‘ zu kennzeichnen. Die gespeicherten Dokumente muessen waehrend der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, d. h. lesbar sein (vgl. zu VII). c) Bei der Speicherung auf Datentraegern ist bei bestimmten Unterlagen sicherzustellen, dass die Wiedergabe mit der Originalunterlage bildlich uebereinstimmt (P 147 Abs. 2 Nr. 1 AO). Eine vollstaendige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt. Der Verzicht auf einen herkoemmlichen Beleg darf die Moeglichkeit der Pruefung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeintraechtigen. Der Erhalt der Verknuepfung zwischen index. digitalem Dokument und Datentraeger muss waehrend der gesamten Aufbewahrungsfrist gewaehrleistet sein. Die Originalunterlagen koennen darueber hinaus nur vernichtet werden, soweit sie nicht nach anderen Rechtsvorschriften im Original aufzubewahren sind. Dieses Schreiben tritt an die Stelle meines Schreibens vom 5. Juli 1978 – IV A 7 – S-0316 – 7/78 – (BStBl I S. 250). IX. Im uebrigen bleiben die Regelungen der ‚Mikrofilm-Erlasse‘ (Bundessteuerblatt 1971 Teil I S. 647) unberuehrt. Dieses Schreiben wird (nebst Anlage) in der AO-Kartei veroeffentlicht. Im Auftrag Rendels Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. November 1995 IV A 8 – S-0316 – 52/95 Grundsaetze ordnungsmaessiger DV-gestuetzter Buchfuehrungssysteme

(GoBS)
Inhaltsverzeichnis Vorwort 1 Anwendungsbereich 2 Beleg-, Journal- und Kontenfunktion 3 Buchung 4 Internes Kontrollsystem (IKS) 5 Datensicherheit 6 Dokumentation und Pruefbarkeit 7 Aufbewahrungsfristen 8 Wiedergabe der auf Datentraegern gefuehrten Unterlagen 9 Verantwortlichkeit Vorwort DV-gestuetzte Buchfuehrungssysteme – oder auch kurz DV-Buchfuehrung genannt – fuehren in bezug auf die Erfuellung der GoB zu Fragen, auf die die folgenden Grundsaetze eine Antwort geben. Seit erstmaliger Veroeffentlichung der Grundsaetze ordnungsmaessiger Speicherbuchfuehrung (GoS) im Jahre 1978 hat sich die Technik und Anwendung der DV weiterentwickelt und zu Veraenderungen im Bereich des kaufmaennischen Rechnungswesens und seinen Arbeitsablaeufen gefuehrt. Die seinerzeit verfassten GoS beruhen auf der Basis einer reinen Speicherbuchfuehrung, bei der die Buchungen auf maschinell lesbaren Datentraegern gespeichert und nur fuer bestimmte Zwecke lesbar gemacht werden sollten. Es setzte sich allerdings rasch die heute herrschende Auffassung durch, dass die GoS als Auslegung der Grundsaetze ordnungsmaessiger Buchfuehrung (GoB) fuer alle DV-gestuetzten rechnungslegungsrelevanten Verfahren generell gelten muessen. Zur Anpassung an die heute eingereichten und zukuenftigen Informationssysteme in den Unternehmen werden daher die bisherigen ‚Grundsaetze ordnungsmaessiger Speicherbuchfuehrung‘ als ‚Grundsaetze ordnungsmaessiger DV-gestuetzter Buchfuehrungssysteme‘ (GoBS) neu gefasst. Die Entwicklungen der letzten Jahre im Bereich der DV haben weiterhin zu einer veraenderten Betrachtungsweise der DV-gestuetzten Buchfuehrung gefuehrt. Von wesentlicher Bedeutung ist dabei, dass die Unternehmensfunktion ‚Buchhaltung‘ nicht mehr ohne weiteres – wie frueher – eindeutig abgrenzbar ist. Durch den Einsatz integrierter DV-Systeme koennen Buchhaltungsdaten‘, die bereits in ausserhalb der Abteilung ‚Buchhaltung‘ vorgesehenen Arbeitsablaeufen entstehen, unmittelbar in das Buchfuehrungssystem einfliessen, z. B. bei Betriebsdatenerfassung (BDE) und Datenuebermittlung (z. B. Electronic Data Interchange – EDI). Derartige Verfahren im weiteren Sinne koennen somit Belegfunktion erlangen, wodurch sie dann ebenfalls den GoB und damit den Regeln der GoBS unterliegen. Der Begriff der Belegfunktion, der in Kapitel 2 naeher erlaeutert wird, verdeutlicht, dass die Buchfuehrung mehr als bislang in den Bereich der DV-gestuetzten Verfahren, die nicht immer auf den ersten Blick dem DV-gestuetzten Buchfuehrungssystem zugeordnet werden, integriert sein kann. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, den Begriff EDV-Buchfuehrung durch den Begriff DV-gestuetztes Buchfuehrungssystem zu ersetzen. Da die GoBS die Anforderungen an die Kontrollen, Regelungen und Massnahmen beinhalten, die der Buchfuehrungspflichtige vorsehen und umsetzen muss, um den GoB bei Einsatz der DV zu genuegen, ist es erforderlich, den Begriff des Internen Kontrollsystems (IKS) in die GoBS einzufuehren. Das IKS stellt unter anderem darauf ab, dass die Ausgestaltung organisatorischer Kontrollmechanismen, wie z. B. Funktionstrennungen und Abstimmkontrollen, die Ordnungsmaessigkeit einer Buchfuehrung bestimmt. Moderne Verfahren und Hilfsmittel der Programmerstellung und der Programmpflege und der daraus gewonnenen Dokumentation eines Programms fuehren unter Umstaenden zu weiteren bisher nicht bekannten Dokumentationsformen. Dieser Entwicklung wird in dieser Schrift ebenso Rechnung getragen wie beispielsweise auch den Fragen der Herstellung der Programmidentitaet und des Zugriffsschutzes. 1 Anwendungsbereich 1.0 Die gesetzlichen Voraussetzungen fuer eine Buchfuehrung, die auf Datentraegern gefuehrt wird (DV-Buchfuehrung), enthalten das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Nach P 239 Abs. 4 HGB und P 146 Abs. 5 AO koennen Handelsbuecher oder Buecher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datentraegern gefuehrt werden, soweit diese Formen der Buchfuehrung einschliesslich des dabei angewandten Verfahrens den GoB entsprechen. Die Grundsaetze ordnungsmaessiger DV-gestuetzter Buchfuehrungssysteme ersetzen nicht die GoB: sie stellen lediglich eine Praezisierung der GoB im Hinblick auf die DV -Buchfuehrung dar und beschreiben die Massnahmen, die der Buchfuehrungspflichtige ergreifen muss, will er sicherstellen, dass die Buchungen und sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollstaendig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Fuer die Einhaltung der GoB ist auch bei der DV-Buchfuehrung der Buchfuehrungspflichtige verantwortlich. 1.1 Als DV-gestuetztes Buchfuehrungssystem soll nachfolgend eine Buchfuehrung bezeichnet werden, die insgesamt oder in Teilbereichen kurzfristig oder auf Dauer unter Nutzung von Hardware und Software auf DV-Datentraegern gefuehrt wird. Dabei ist sicherzustellen, dass waehrend der Dauer der DV-Speicherung die Buecher, Belege und sonst erforderlichen Aufzeichnungen jederzeit innerhalb angemessener Frist verfuegbar und lesbar gemacht werden koennen. Zu den DV-Datentraegern gehoeren neben den magnetischen Datentraegern insbesondere auch elektro-optische Datentraeger. Da die Erstellung der Mikrofilme mit Hilfe des COM-Verfahrens (Computer-Output-Microfilm) die integrierte Fortsetzung des EDV-Verfahrens ist, unterliegt dieses Verfahren ebenfalls den GoBS. In einem DV-gestuetzten Buchfuehrungssystem sind auch solche Prozesse zu beruecksichtigen, in denen ausserhalb des eigentlichen Buchhaltungsbereiches buchfuehrungsrelevante Daten erfasst, erzeugt, verarbeitet und / oder uebermittelt werden. 1.2 Bei einer DV-Buchfuehrung sind, wie bei jeder anderen Buchfuehrung, die GoB, insbesondere die Ordnungsvorschriften der PP 238, 239 und 257 HGB und die PP 145 und 146 AO zu beachten. Danach gilt vor allem folgendes: – Die buchungspflichtigen Geschaeftsvorfaelle muessen richtig, vollstaendig und zeitgerecht erfasst sein sowie sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (Beleg- und Journalfunktion). – Die Geschaeftsvorfaelle sind so zu verarbeiten, dass sie geordnet darstellbar sind und ein Ueberblick ueber die Vermoegens- und Ertragslage gewaehrleistet ist (Kontenfunktion). – Die Buchungen muessen einzeln und geordnet nach Konten und diese fortgeschrieben nach Kontensummen oder Salden sowie nach Abschlussposition dargestellt und jederzeit lesbar gemacht werden koennen. – Ein sachverstaendiger Dritter muss sich in dem jeweiligen Verfahren der Buchfuehrung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Ueberblick ueber die Geschaeftsvorfaelle und die Lage des Unternehmens verschaffen koennen. – Das Verfahren der DV-Buchfuehrung muss durch eine Verfahrensdokumentation, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte nachweist, verstaendlich und nachvollziehbar gemacht werden. – Es muss gewaehrleistet sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Programm (Version) voll entspricht (Programmidentitaet). 2 Beleg-, Journal- und Kontenfunktion 2.1 Grundsatz Dem Prinzip, dass ein sachlicher und zeitlicher Nachweis ueber saemtliche buchfuehrungspflichtigen Geschaeftsvorfaelle erbracht werden muss, hat auch die DV-Buchfuehrung zu entsprechen. Die Nachvollziehbarkeit des einzelnen buchfuehrungspflichtigen Geschaeftsvorfalls wird durch die Beachtung der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion gewaehrleistet. Der Zusammenhang zwischen dem zugrundeliegenden Geschaeftsvorfall und dessen Buchung bzw. dessen DV-Verarbeitung muss durch eine aussagekraeftige Verfahrensdokumentation – ergaenzt durch den Nachweis ihrer ordnungsmaessigen Anwendung – dargestellt werden (vgl. Kapitel 6 ‚Dokumentation und Pruefbarkeit‘). Der Buchfuehrungspflichtige muss im Einzelfall durch Hinzuziehung der Verfahrensdokumentation die Erfuellung der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion sicherstellen, um damit einem sachverstaendigen Dritten in angemessener Zeit einen ausreichend sicheren, eindeutigen und verstaendlichen Nachweis der Geschaeftsvorfaelle und deren Verarbeitung zu ermoeglichen. 2.2 Belegfunktion 2.2.1 Die Belegfunktion stellt die Basis fuer die Beweiskraft der Buchfuehrung dar. Sie ist der nachvollziehbare Nachweis ueber den Zusammenhang zwischen den unternehmensexternen und -internen buchungspflichtigen Vorgaengen in der Realitaet einerseits und dem gebuchten Inhalt in den Geschaeftsbuechern andererseits. Selbstverstaendlich muss auch fuer die Buchungen in DV-Buchfuehrungen die Belegfunktion erfuellt sein. 2.2.2 Aus dem Geschaeftsverkehr mit Kunden, Lieferanten, Banken, Versicherungen, Behoerden etc. ergeben sich unternehmensexterne buchfuehrungspflichtige Geschaeftsvorfaelle, die die Vermoegens-, Ertrags- und Finanzlage des Buchfuehrungspflichtigen beeinflussen. 2.2.3 Soweit buchungspflichtige Vorgaenge auf einem internen Leistungsprozess beruhen oder zur Abgrenzung von Abrechnungsperioden dienen, handelt es sich um unternehmensinterne Geschaeftsvorfaelle. 2.2.4 Bei einer DV-Buchfuehrung kann die Belegfunktion auf verschiedene Arten erfuellt werden. Das ergibt sich dadurch, dass bei DV-Buchfuehrungen Buchungen nicht nur aufgrund vorliegender konventioneller Papierbelege, sondern zunehmend auch durch automatische Datenerfassung (z. B. Betriebsdatenerfassung), durch programminterne Routinen sowie durch Austausch maschinell lesbarer Datentraeger oder durch Datenfernuebertragung (z. B. EDI) ausgeloest werden koennen. 2.2.5 Unabhaengig von der Art der Erfuellung der Belegfunktion muessen zum Buchungsvorgang die folgenden Inhalte belegt werden:

hinreichende Erlaeuterung des Vorganges,
zu buchender Betrag oder Mengen- und Wertangaben, aus
denen sich der zu buchende Betrag ergibt,

Zeitpunkt des Vorganges (Bestimmung der Buchungsperiode),
Bestaetigung des Vorganges (Autorisation) durch den Buchfuehrungspflichtigen.
2.2.6 Bei Vorliegen konventioneller Belege ist eine erfassungsgerechte Aufbereitung der Belege sicherzustellen. Aus dem Beleg muessen die einzelnen zu buchenden Angaben eindeutig erkennbar sein. Die Aufbereitung der Belege ist insbesondere bei Fremdbelegen von Bedeutung, da der Buchfuehrungspflichtige im allgemeinen keinen Einfluss auf die Gestaltung der ihm zugesandten Handelsbriefe, z. B. Rechnungen, hat. 2.2.7 Im Unterschied zu den konventionell abgewickelten Geschaeftsvorfaellen muss die Belegfunktion zu programminternen Buchungen, Buchungen auf der Basis einer automatischen Betriebsdatenerfassung (BDE) und Buchungen auf der Basis eines elektronischen Datentransfers (EDI, Datentraegeraustausch), durch das jeweilige Verfahren erfuellt werden. Das Verfahren ist in diesem Zusammenhang wie ein Dauerbeleg zu betrachten. Die Erfuellung der Belegfunktion ist in diesen Faellen durch die ordnungsgemaesse Anwendung des jeweiligen Verfahrens nachzuweisen. Dies ist durch den Nachweis der Durchfuehrung der in dem jeweiligen Verfahren vorgesehenen Kontrollen sowie durch die Verfahrensdokumentation (vgl. Kapitel 6 ‚Dokumentation und Pruefbarkeit‘) zu erbringen. Durch die Verfahrenskontrollen (vgl. Kapitel 4 ‚Internes Kontrollsystem‘) ist die Vollstaendigkeit und Richtigkeit der Geschaeftsvorfaelle sowie deren Bestaetigung (Autorisation) durch den Buchfuehrungspflichtigen sicherzustellen. 2.3 Journalfunktion 2.3.1 Der Nachweis der vollstaendigen, zeitgerechten und formal richtigen Erfassung der Geschaeftsvorfaelle kann durch Protokollierung auf verschiedenen Stufen des Verarbeitungsprozesses erbracht werden (bei der Datenerfassung / -uebernahme, im Verlauf der Verarbeitung, am Ende der Verarbeitung). Erfolgt die Protokollierung nicht bereits bei der Datenerfassung / -uebernahme (z. B. Primanota), sondern erst auf einer nachfolgenden Verarbeitungsstufe (z. B. maschineninterne Buchungsprotokolle), dann muss durch Massnahmen / Kontrollen in dem Verfahren die Vollstaendigkeit der Geschaeftsvorfaelle von deren Entstehung bis zur Protokollierung sichergestellt sein. Die Protokollierung kann sowohl auf Papier als auch auf einem Bildtraeger oder anderen Datentraegern erfolgen (siehe auch Kapitel 8 ‚Wiedergabe der auf Datentraegern gefuehrten Unterlagen‘). 2.3.2 Der Nachweis (Journalfunktion) ueber die vollstaendige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung, Verarbeitung und Wiedergabe eines Geschaeftsvorfalls muss waehrend der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist innerhalb eines angemessenen Zeitraumes darstellbar sein. Die Geschaeftsvorfaelle muessen dabei in zeitlicher Reihenfolge sowie in uebersichtlicher und verstaendlicher Form sowohl vollstaendig als auch auszugsweise dargestellt werden koennen. 2.4 Kontenfunktion Zur Erfuellung der Kontenfunktion muessen die Geschaeftsvorfaelle nach Sach- und Personenkonten geordnet dargestellt werden koennen. Die Ordnungsmaessigkeit bei Buchung verdichteter Zahlen auf Sach- und Personenkonten erfordert die Moeglichkeit des Nachweises der in den verdichteten Zahlen enthaltenen Einzelposten. Die Darstellung der Konten kann per Bildschirmanzeige, auf Papier sowie auf einem Bild- oder anderen Datentraeger erfolgen. Soweit eine Darstellung per Bildschirmanzeige oder anderem Datentraeger erfolgt, ist bei berechtigter Anforderung eine ohne Hilfsmittel lesbare Wiedergabe bereitzustellen (siehe auch Kapitel 8 ‚Wiedergabe der auf Datentraegern gefuehrten Unterlagen‘). 3 Buchung 3.1 Geschaeftsvorfaelle bei DV-Buchfuehrungen (batch- / dialogorientierte Verfahren) sind dann ordnungsgemaess gebucht, wenn sie nach einem Ordnungsprinzip vollstaendig, formal richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfaehig erfasst und gespeichert sind: – Das Ordnungsprinzip bei DV-gestuetzten Buchfuehrungssystemen setzt die Erfuellung der Belegfunktion sowie der Kontenfunktion voraus. Die Speicherung der Geschaeftsvorfaelle nach einem bestimmten Ordnungsmerkmal ist nicht vorgeschrieben. Die Forderung nach einem Ordnungsprinzip ist erfuellt, wenn auf die gespeicherten Geschaeftsvorfaelle und / oder Teile von diesen gezielt zugegriffen werden kann. – Die Verarbeitungsfaehigkeit der Buchungen muss, angefangen von der maschinellen Erfassung ueber die weiteren Bearbeitungsstufen, sichergestellt sein. Sie setzt voraus, dass – neben den Daten zum Geschaeftsvorfall selbst – auch die fuer die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten und Programme gespeichert sind. – Durch Kontrollen ist sicherzustellen, dass alle Geschaeftsvorfaelle vollstaendig erfasst werden und nach erfolgter Buchung nicht unbefugt (d. h. nicht ohne Zugriffsschutzverfahren) und nicht ohne Nachweis des vorangegangenen Zustandes veraendert werden koennen. Der Nachweis der Kontrollen kann in Form von Buchungsprotokollen oder in anderer protokollierbarer, verfahrensabhaengiger Darstellungsweise (maschinell erstellte Erfassungs-, Uebertragungs- und Verarbeitungsprotokolle) geschehen (siehe auch Ausfuehrungen in Kapitel 4 ‚Internes Kontrollsystem‘). – Die formale Richtigkeit der Buchungen muss durch Erfassungskontrollen sichergestellt werden, um zu gewaehrleisten, dass alle fuer die – unmittelbar oder zeitlich versetzt – nachfolgende Verarbeitung erforderlichen Merkmale einer Buchung vorhanden und plausibel sind. Insbesondere muessen die Merkmale fuer eine zeitliche Darstellung sowie eine Darstellung nach Sach- und Personenkonten gespeichert sein. – Die Forderung nach zeitgerechter Verbuchung bezieht sich auf die zeitnahe und periodengerechte (der richtigen Abrechnungsperiode zugeordnete) Erfassung der Geschaeftsvorfaelle. 3.2 Aus den vorangehend dargestellten Anforderungen fuer den Zeitpunkt der Buchung ergibt sich, dass der Vollzug der Buchung vom gewaehlten Verfahren abhaengig ist. Der Zeitpunkt der Buchung muss in der Verfahrensdokumentation (z. B. im Anwenderhandbuch) definiert sein. Werden erfasste Daten vor dem Buchungszeitpunkt, z. B. wegen offensichtlicher Unrichtigkeit korrigiert, braucht der urspruenglich gespeicherte Inhalt nicht feststellbar zu sein. Werden Merkmale (Belegbestandteile, Kontierung) einer erfolgten Buchung veraendert, so muss der Inhalt der urspruenglichen Buchung feststellbar bleiben, z. B. durch Aufzeichnungen ueber durchgefuehrte Aenderungen (Storno- und Neubuchung). Diese Aenderungsnachweise sind Bestandteil der Buchfuehrung und aufzubewahren. 4 Internes Kontrollsystem (IKS) 4.1 Als IKS wird grundsaetzlich die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Massnahmen und Regelungen bezeichnet, die die folgenden Aufgaben haben: – Sicherung und Schutz des vorhandenen Vermoegens und vorhandener Informationen vor Verlusten aller Art; – Bereitstellung vollstaendiger, genauer und aussagefaehiger sowie zeitnaher Aufzeichnungen; – Foerderung der betrieblichen Effizienz durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen und – Unterstuetzung der Befolgung der vorgeschriebenen Geschaeftspolitik. 4.2 Ziel des IKS im Zusammenhang mit einer DV-Buchfuehrung muss es sein, den Buchfuehrungspflichtigen dahingehend zu unterstuetzen, die Gesetz- und Satzungsmaessigkeit von Buchfuehrung und Jahresabschluss sicherzustellen sowie sich einen Ueberblick ueber die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu verschaffen. Fuer die Erfuellung der GoBS ist daher die Bereitstellung vollstaendiger, genauer, aussagefaehiger und zeitgerechter Aufzeichnungen eine wesentliche Voraussetzung. Die Sicherung und der Schutz des vorhandenen Vermoegens und vorhandener Informationen vor Verlusten aller Art ist zur Erfuellung der GoBS gegebenenfalls auch zu beachten. 4.3 Zum Nachweis der Ordnungsmaessigkeit einer DV-Buchfuehrung muss daher das IKS im Hinblick auf die beiden in 4.2 genannten Aufgaben (Bereitstellen der Aufzeichnungen, Vermoegensschutz i. w. S.) beurteilt werden. Dabei reichen wegen komplexer Ablaeufe und Strukturen beim Buchfuehrungspflichtigen einzelne, voneinander isolierte Kontrollmassnahmen keinesfalls aus. Vielmehr bedarf es einer planvollen und lueckenlosen Vorgehensweise, um ein effizientes Kontrollsystem im Unternehmen zu installieren. 4.4 Bei der Gestaltung und Beurteilung eines IKS sind bei DV-Einsatz im Hinblick auf diese beiden Aufgabenstellungen folgende Punkte zu beachten: a) Komplexe und integrierte Systeme erfordern maschinelle und manuelle Kontrollen zu Vollstaendigkeit und Richtigkeit. Die manuellen und maschinellen Kontrollen muessen aufeinander abgestimmt sein. b) Die Zustaendigkeit / Verantwortung fuer betriebliche Funktionen muss eindeutig geregelt sein. Bei der Zustaendigkeits- bzw. Verantwortungsregelung ist das Prinzip der Funktionstrennung zu beachten. Ist eine Funktionstrennung nicht moeglich bzw. wirtschaftlich nicht zumutbar, so sind weitere organisatorische Kontrollen in angemessener Form notwendig. c) Buchungsrelevante Arbeitsablaeufe muessen definiert und in ihrer Reihenfolge festgelegt sein. d) Ausgefuehrte manuelle und maschinelle Kontrollen muessen dokumentiert werden (Abstimmungskontrollen / Plausibilitaetskontrollen, Freigabeverfahren). Bei den Kontrollmassnahmen ist zu beachten, dass manuelle Kontrollen umgehbar sind oder gegebenenfalls nicht mit der gebotenen Sorgfalt ausgefuehrt werden. Sie beduerfen daher grundsaetzlich einer nachtraeglichen Ueberwachung. Maschinelle Kontrollen sind in Programmablaeufe integrierte Pruefbedingungen, die die Verarbeitung von nicht plausiblen und unvollstaendigen Daten verhindern sollen. Sie koennen sowohl auf den Ebenen der Betriebssysteme und betriebssystemnahen Software als auch auf der Ebene der Anwendungsprogramme eingerichtet werden. e) im Rahmen eines funktionsfaehigen IKS muss auch die Programmidentitaet sichergestellt werden, d. h. es muss periodenbezogen geprueft werden, ob die eingesetzte DV-Buchfuehrung auch tatsaechlich dem dokumentierten System entsprochen hat (siehe auch Kapitel 6.2.3). Die Notwendigkeit der Sicherstellung der Programmidentitaet besteht unabhaengig von der Art der eingesetzten Rechnersysteme (von der Gross-DV bis zum Stand-alone-PC). Wichtige Voraussetzung fuer die Sicherstellung der Programmidentitaet ist insbesondere das Vorhandensein und das abgestimmte Ineinanderwirken aktueller, den unternehmensspezifischen Besonderheiten Rechnung tragender . Richtlinien fuer – Programmierung

Programmtests
Programmfreigaben
Programmaenderungen
Aenderungen von Stamm- und Tabellendaten
Zugriffs- und Zugangsverfahren
den ordnungsgemaessen Einsatz von Datenbanken,
Betriebssystemen und Netzwerken

Einsatz von Testdatenbestaenden / -systemen
Programmeinsatzkontrollen.
Entsprechend den generellen Anforderungen an Transparenz, Kontrollierbarkeit und Verlaesslichkeit des eingesetzten maschinellen Verarbeitungssystems muss gewaehrleistet sein, dass jedes produktiv eingesetzte Programm autorisiert fuer den richtigen Zweck eingesetzt wird. Dabei muss die jeweils aktuelle Programmversion feststellbar sein und dokumentiert werden. 4.5 Das IKS ist zu beschreiben; insbesondere ist hierbei den ‚Mensch-Maschine-Schnittstellen‘ besondere Bedeutung beizumessen. Die Beschreibung des IKS – soweit fuer das Verstaendnis des DV-Buchfuehrungssystems relevant – ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (vgl. Kapitel 6). 5 Datensicherheit 5.1 Die starke Abhaengigkeit der Unternehmung von ihren gespeicherten Informationen macht ein ausgepraegtes Datensicherheitskonzept fuer das Erfuellen der GoBS unabdingbar. Dabei muss dem Unternehmen bewusst und klar sein, dass Datensicherheit nur dann hergestellt und auf Dauer gewaehrleistet werden kann, wenn bekannt ist, was, wogegen, wie lange und wie zu sichern ist und geschuetzt werden soll. 5.2 Zu sichern und zu schuetzen sind neben den auf Datentraegern gespeicherten, fuer die Buchfuehrung relevanten Informationen zugleich die weiteren Informationen, an deren Sicherung und Schutz das Unternehmen ein Eigeninteresse hat oder dies aufgrund anderer Rechtsgrundlagen erforderlich ist. Unter ‚Informationen‘ sind in diesem Zusammenhang die Software (Betriebssystem, Anwendungsprogramme), die Tabellen- und Stammdaten, die Bewegungsdaten (z. B. die Daten eines Geschaeftsvorfalles) sowie die sonstigen Aufzeichnungen zu verstehen. Belege und sonstige Aufzeichnungen, die vom Buchfuehrungspflichtigen in konventioneller Form (Papier) aufbewahrt werden, sind ebenfalls zu sichern und zu schuetzen. 5.3 Diese Informationen sind gegen Verlust zu sichern und gegen unberechtigte Veraenderung zu schuetzen. Ueber die Anforderungen der GoBS hinaus sind die sensiblen Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme zu schuetzen. 5.4 Die buchhalterisch relevanten Informationen sind zumindest fuer die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist zu sichern und zu schuetzen (vgl. Kapitel 7 ‚Aufbewahrungsfristen‘). Vom Unternehmen ist zu entscheiden, ob und fuer welche Informationen aus unternehmensinternen Gruenden eine laengere Aufbewahrungsdauer gelten soll. Da zur Erfuellung der Anforderung, die buchhalterisch relevanten Informationen waehrend der Dauer der Aufbewahrungspflicht jederzeit lesbar machen zu koennen, nicht nur die Verfuegbarkeit der Daten und der Software, sondern auch der Hardware gewaehrleistet sein muss, muss das Datensicherungskonzept im weiteren Sinne auch die Sicherung der EDV-technischen Installationen (Hardware, Leitungen etc.) umfassen. 5.5 Wie im einzelnen Unternehmen die erforderliche Datensicherheit hergestellt und auf Dauer gewaehrleistet werden kann, ist von den im Einzelfall gegebenen technischen Bedingungen sowie den sich aus diesen ergebenden Moeglichkeiten abhaengig. 5.5.1 Der Schutz der Informationen gegen unberechtigte Veraenderungen ist durch wirksame Zugriffs- bzw. Zugangskontrollen zu gewaehrleisten. Dies sind einmal die Zugriffsberechtigungskontrollen, die so zu gestalten sind, dass nur berechtigte Personen in dem ihrem Aufgabenbereich entsprechenden Umfang auf Programme und Daten zugreifen koennen. Es sind zum anderen die Zugangskontrollen zu den Raeumen, in denen die Datentraeger aufbewahrt werden. Diese Zugangskontrollen muessen verhindern, dass unberechtigte Personen Zugang zu Datentraegern haben. Sie muessen insbesondere auch fuer die Raeumlichkeiten gelten, in die die Datentraeger der Datensicherung ausgelagert sind. 5.5.2 Die Sicherung der Informationen vor Verlust erfordert im ersten Schritt die Durchfuehrung von Datensicherungsprozeduren zu den auf dem EDV-System gefuehrten Programmen und Daten. Die Durchfuehrung von Datensicherungsprozeduren ist verbindlich anzuweisen. Es ist zweckmaessig, periodische Datensicherungsprozeduren vorzusehen und ergaenzend zu diesen ad hoc Sicherungen durchzufuehren, wenn im Zeitraum zwischen zwei Datensicherungen aussergewoehnlich intensiv Programme und / oder Daten geaendert / verarbeitet wurden. Zu den aufbewahrungspflichtigen und weiteren sensiblen Daten und Programmen sollten Sicherungskopien zusaetzlich erstellt und an einem anderen Standort (anderer Sicherheitsbereich) aufbewahrt werden. Der zweite Schritt der Sicherung der Informationen vor Verlust umfasst die Massnahmen, durch die fuer die gesicherten Programme / Datenbestaende die Risiken hinsichtlich Unauffindbarkeit, Verrichtung und Diebstahl im erforderlichen Mass reduziert werden. Das Risiko der Unauffindbarkeit ist durch das Fuehren eines systematischen Verzeichnisses ueber die gesicherten Programme / Datenbestaende zu reduzieren. Aus dem Verzeichnis muss sich zu dem einzelnen Datentraeger dessen Standort, dessen Inhalt, Datum der Sicherung und fruehestes Datum des Loeschens des Datentraegerinhaltes ergeben. Das Risiko der Vernichtung der Datentraeger ist dadurch zu reduzieren, dass fuer die Aufbewahrungsstandorte die Bedingungen geschaffen werden, durch die eine Vernichtung / Beeintraechtigung der gesicherten Informationen durch Feuer, Temperatur / Feuchtigkeit, Magnetfelder etc. weitestgehend ausgeschlossen ist. Das Risiko des Diebstahls der Datentraeger ist dadurch zu reduzieren, dass diese in verschlossenen und ausreichend gegen Einbruch gesicherten Raeumen bzw. Tresoren aufbewahrt werden. Um bei Langzeitspeicherung der aufbewahrungspflichtigen Informationen die Lesbarkeit der Datentraeger sicherzustellen, ist anzuweisen, in welchen Zeitabstaenden die Lesbarkeit der Datentraeger zu ueberpruefen ist. Wie gross diese Zeitabstaende sein duerfen, ist von der benutzten Speicherungstechnik abhaengig. 5.6 Da das ‚Wie‘ der Datensicherheit von dem jeweils gegebenen Stand der EDV-Technik abhaengt, ergibt sich aus der technischen Entwicklung fuer das Unternehmen die Notwendigkeit, ihr Datensicherungskonzept den jeweils aktuellen Anforderungen und Moeglichkeiten anzupassen. 5.7 Das Datensicherungskonzept des Unternehmens ist zu dokumentieren. Dies gilt insbesondere fuer das Verfahren / die Prozeduren der Datensicherung (vgl. Kapitel 6 ‚Dokumentation und Pruefbarkeit‘). 6 Dokumentation und Pruefbarkeit 6.0 Die DV-Buchfuehrung muss – wie jede Buchfuehrung – von einem sachverstaendigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit pruefbar sein. Dies bezieht sich auf die Pruefbarkeit einzelner Geschaeftsvorfaelle (Einzelpruefung) als auch auf die Pruefbarkeit des Abrechnungsverfahrens (Verfahrens- oder Systempruefung). Weiterhin muss sich aus der Dokumentation ergeben, dass das Verfahren entsprechend seiner Beschreibung durchgefuehrt worden ist. 6.1 Aus der zugrunde zu legenden Verfahrensdokumentation muessen Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollstaendig ersichtlich sein. Insbesondere muss sich aus der Verfahrensdokumentation die Umsetzung der in den Kapiteln 1 bis 5 enthaltenen Anforderungen an ein ordnungsmaessiges Verfahren ergeben. Wie die erforderliche Verfahrensdokumentation formal gestaltet und technisch gefuehrt wird, kann der Buchfuehrungspflichtige individuell entscheiden. Die jeweilige Verfahrensdokumentation muss fuer einen sachverstaendigen Dritten aber verstaendlich sein. Der Umfang der erforderlichen Verfahrensdokumentation richtet sich nach der Komplexitaet der DV-Buchfuehrung (z. B. Anzahl und Groesse der Programme, Struktur ihrer Verbindungen untereinander, Nutzung von Tabellen). Die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation sind unabhaengig von der Groesse / Kapazitaet der genutzten DV-Anlage (Hardware) zu stellen, das heisst, sowohl bei Grossrechnersystemen als auch bei PC-Systemen ist fuer eine entsprechende Verfahrensdokumentation zu sorgen. Auch bei fremderworbener Software, bei der die Dokumentation vom Software-Ersteller angefertigt wird, ist der Buchfuehrungspflichtige fuer die Vollstaendigkeit und den Informationsgehalt der Verfahrensdokumentation verantwortlich. Er ist deshalb auch dafuer verantwortlich, dass im Bedarfsfalle die Teile der Verfahrensdokumentation eingesehen werden koennen, die ihm nicht ausgehaendigt worden sind. 6.2 Die Verfahrensdokumentation muss insbesondere beinhalten:

eine Beschreibung der sachlogischen Loesung
eine Beschreibung der programmtechnischen Loesung
eine Beschreibung, wie die Programm-Identitaet gewaehrt wird
Beschreibung, wie die Integritaet von Daten gewahrt wird
Arbeitsanweisungen fuer den Anwender.
Die Beschreibung eines jeden der vorgenannten Bereiche muss den Umfang und die Wirkungsweise des internen Kontrollsystems erkennbar machen. 6.2.1 Die sachlogische Beschreibung enthaelt die Darstellung der fachlichen Aufgabe aus der Sicht des Anwenders. Diese enthaelt insbesondere folgende Punkte:

Generelle Aufgabenstellung
Beschreibung der Anwenderoberflaeche fuer Ein- und Ausgabe
einschliesslich der manuellen Arbeiten

Beschreibung der Datenbestaende
Beschreibung von Verarbeitungsregeln
Beschreibung des Datenaustausches (Datentraegeraustausch / Datentransfer)
Beschreibung der maschinellen und manuellen Kontrollen
Beschreibung der Fehlermeldungen und der sich aus den
Fehlern ergebenden Massnahmen

Schluesselverzeichnisse
Schnittstellen zu anderen Systemen.
6.2.2 Die Beschreibung der programmtechnischen Loesung hat zu zeigen, wo und wie die sachlogischen Forderungen in Programmen umgesetzt sind. Tabellen, ueber die die Funktion der Programme beeinflusst werden koennen, sind wie Programme zu behandeln. Programmaenderungen sind in der Verfahrensdokumentation auszuweisen. Soweit die Programmaenderungen nicht automatisch dokumentiert werden, muss durch zusaetzliche organisatorische Massnahmen gewaehrleistet werden, dass Alt- und Neuzustand eines geaenderten Programms nachweisbar sind. Aenderungen von Tabellen mit Programmfunktion sind in der Weise zu dokumentieren, dass fuer die Dauer der Aufbewahrungsfrist der jeweilige Inhalt einer Tabelle festgestellt werden kann. 6.2.3 In der Beschreibung, wie die Programmidentitaet gewahrt ist, hat der Buchfuehrungspflichtige nachzuweisen, dass die sachlogischen Forderungen durch die eingesetzten Programme erbracht werden bzw. erbracht worden sind. Hierzu gehoeren die praezise Beschreibung des Freigabeverfahrens mit Regelungen ueber Freigabekompetenzen, der durchzufuehrenden Testlaeufe und die dabei zu verwendenden Daten sowie Anweisungen fuer Programmeinsatzkontrollen. Zum Nachweis der Programmidentitaet gehoert im wesentlichen die Freigabeerklaerung in Verbindung mit vorhandenen Testdatenbestaenden. Aus der Freigabeerklaerung muss sich ergeben, welche Programmversion ab welchem Zeitpunkt fuer den produktiven Einsatz vorgesehen ist. 6.2.4 Als Massnahmen zur Wahrung der Datenintegritaet sind alle Vorkehrungen zu beschreiben, durch die erreicht wird, dass Daten und Programme nicht von Unbefugten geaendert werden koennen. Hierzu gehoeren neben der Beschreibung des Zugriffsberechtigungsverfahrens der Nachweis der sachgerechten Vergabe von Zugriffsberechtigungen. 6.2.5 Die Arbeitsanweisungen, die fuer den Anwender zur sachgerechten Erledigung und Durchfuehrung seiner Aufgaben vorhanden sein muessen, gehoeren ebenfalls zur Verfahrensdokumentation und sind schriftlich zu fixieren. Das ist insbesondere die Beschreibung der im Verfahren vorgesehenen manuellen Kontrollen und Abstimmungen. Die Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen sind hierbei zu beruecksichtigen. 7 Aufbewahrungsfristen Daten mit Belegfunktion sind grundsaetzlich sechs Jahre, Daten und sonst erforderliche Aufzeichnungen mit Grundbuch- oder Kontenfunktion sind grundsaetzlich zehn Jahre aufzubewahren. Die Verfahrensdokumentation zur DV-Buchfuehrung gehoert zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen im Sinne des P 257 Abs. 1 HGB bzw. P 147 Abs. 1 AO und ist grundsaetzlich zehn Jahre aufzubewahren. Teile der Verfahrensdokumentation, denen ausschliesslich Belegfunktion zukommt (z. B. die Dokumentation zur DV-Verkaufsabrechnung, aus der sich die Buchungen zu den Forderungen ergeben), sind grundsaetzlich sechs Jahre aufzubewahren. Die Verfahrensdokumentation kann auch auf Bildtraegern oder auf anderen Datentraegern aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen fuer die Verfahrensdokumentation beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem buchhaltungsrelevante Daten in Anwendung des jeweiligen Verfahrens erfasst wurden, entstanden sind oder bearbeitet wurden. 8 Wiedergabe der auf Datentraegern gefuehrten Unterlagen 8.0 Der Buchfuehrungspflichtige hat zu gewaehrleisten, dass die gespeicherten Buchungen sowie die zu ihrem Verstaendnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden koennen. Er muss die dafuer erforderlichen Daten, Programme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeraete, bereitstellen. Auf Verlangen eines berechtigten Dritten (z. B. Finanzbehoerde, Abschlusspruefer) hat er in angemessener Zeit die gespeicherten Buchungen lesbar zu machen sowie die zu ihrem Verstaendnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und auf Anforderung ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen. 8.1 Die inhaltliche Uebereinstimmung der Wiedergabe mit den auf den maschinell lesbaren Datentraegern gefuehrten Unterlagen muss durch das jeweilige Archivierungsverfahren sichergestellt sein. Ist eine bildliche Uebereinstimmung der Wiedergabe mit der Originalunterlage gefordert – dies trifft gemaess P 257 HGB und P 147 Abs. 2 Ziffer 1 AO fuer empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege zu, soweit sie urspruenglich bildlich vorgelegen haben -, muss das jeweilige Archivierungsverfahren eine originalgetreue, bildliche Wiedergabe sicherstellen. Die Anforderung nach bildlicher Wiedergabe ist erfuellt, wenn alle auf der Originalunterlage enthaltenen Angaben zur Aussage- und Beweiskraft des Geschaeftsvorfalles originalgetreu bildlich wiedergegeben werden. 8.2 Das Verfahren fuer die Wiedergabe der auf Bildtraegern und auf anderen Datentraegern gefuehrten Unterlagen (Datenausgabe) ist in einer Arbeitsanweisung des Buchfuehrungspflichtigen schriftlich niederzulegen (z. B. Druckanweisung, COM-Anweisungen, Anweisungen fuer den Dialogverkehr zur Selektion und Darstellung der gespeicherten Unterlagen auf Sichtgeraeten, z. B. bei Einsatz optischer Speichersysteme). In der Arbeitsanweisung ist das Ordnungsprinzip fuer die Wiedergaben zu beschreiben und das Verfahren zur Feststellung der Vollstaendigkeit und der Richtigkeit der Wiedergaben zu regeln. Die Wiedergaben muessen der Rechnungslegung des Buchfuehrungspflichtigen eindeutig zugeordnet werden koennen. Die inhaltliche Uebereinstimmung der selektiven Wiedergabe mit den auf maschinell lesbaren Datentraegern gefuehrten Unterlagen muss nachpruefbar sein.

9 Verantwortlichkeit
Fuer die Einhaltung der GoB – und damit auch der GoBS – ist auch bei einer DV-Buchfuehrung allein der Buchfuehrungspflichtige verantwortlich. Die Verantwortlichkeit erstreckt sich dabei auf den Einsatz sowohl von selbst- als auch fremderstellter

DV-Buchfuehrungssysteme.
Wird die DV-Buchfuehrung im Auftrag durch Fremdfirmen durchgefuehrt, obliegt die Einhaltung der GoB / GoBS ebenfalls dem auftraggebenden Buchfuehrungspflichtigen.